Nel complesso universo dei professionisti indipendenti, caratterizzato dalle sfide delle normative fiscali, della gestione d’impresa e della continua ricerca di incremento dei profitti, si nasconde un aspetto spesso sottovalutato, ma fondamentale: come fare un preventivo.
Mentre molti aspirano a sviluppare strategie per massimizzare i guadagni, pochi comprendono davvero l’importanza di questo strumento: il preventivo, infatti, non è solo un’operazione burocratica, ma una chiave per una gestione professionale delle relazioni con i clienti.
Offrirne uno che sia esaustivo dimostra trasparenza e professionalità, ed è uno strumento essenziale per avere la fiducia dei clienti e committenti. Inoltre, un preventivo accurato aiuta anche a definire chiaramente il valore del servizio offerto e questo risulta essere particolarmente utile per evitare malintesi e conflitti futuri.
Cos’è un preventivo e chi è tenuto a farlo
Quando al professionista viene commissionato un progetto specifico è importante riuscire a definire con anticipo la stima delle attività necessarie a portarlo a termine, offrendo subito una proposta che sia dettagliata di beni, servizi e condizioni.
È questo, quindi, il preventivo, ovvero un documento che detiene essenzialmente due funzioni specifiche:
- Permette di raggiungere un accordo commerciale che sia stato definito in maniera chiara e trasparente.
- Fornisce informazioni essenziali sul valore dei prodotti o dei servizi che verranno offerti, e questo aiuterà il cliente a prendere una decisione consapevole.
In alcuni casi, il preventivo in realtà è addirittura obbligatorio per legge, ed è questo il caso di tutti quei professionisti che sono iscritti a un albo o a un ordine professionale.
A stabilirlo è la legge n. 124 del 5 agosto 2007: si tratta di una pratica che è stata introdotta per garantire la trasparenza delle transazioni e soprattutto tutelare i clienti da sorprese e malintesi.
In questi casi, se il professionista non proporrà il preventivo richiesto come è obbligato a fare, può incorrere in sanzioni molto pesanti.
Perciò è importante sapere come stilare un ottimo preventivo, in quanto questo contribuisce alla gestione professionale e trasparente dei rapporti con i clienti, e si rivela pertanto un fattore determinante nella costruzione di una relazione di fiducia.
In che modo un buon preventivo può aiutare il rapporto con i clienti
Per i professionisti spesso il preventivo è considerato una burocrazia o una semplice formalità, ma rappresenta in realtà un importante punto di contatto con i clienti e ha una certa importanza nella totalità della customer experience.
La percezione complessiva del brand e del lavoro eseguito viene fortemente influenzata da questo semplice documento, a seconda di quanto risulterà in linea con le vere esigenze di chi richiede i prodotti o servizi del professionista.
In questa occasione è possibile creare un primo contatto, cercando di offrire un servizio personalizzato, così da assicurare al cliente che è stato compreso e ascoltato nelle sue richieste.
Investire del tempo, perciò, nella stesura di un preventivo si traduce in benefici significativi, perché è il modo migliore per dare un perfetto primo impatto, trasmettendo con poco la professionalità e la trasparenza del processo.
Tutto questo si traduce, in conclusione, non solo nell’acquisizione di un nuovo cliente ma anche nella sua possibile fidelizzazione, permettendogli di effettuare sempre una scelta pienamente consapevole, e la possibilità di acquisire nuove entrate grazie al suo passaparola positivo e l’engagement con il servizio.
Pertanto, considerare il preventivo come parte integrante del percorso del cliente può essere un vantaggio strategico per ottimizzare i risultati di business.
Da preventivo a fattura: come avviene la trasformazione
Una volta che il preventivo è stato accettato dal cliente e il servizio o prodotto è stato fornito con successo, si rende necessario il passaggio dalla proposta alla fattura per il pagamento.
Tradizionalmente, questo processo viene fatto spesso tramite la riscrittura manuale dei dati del preventivo per crearne una versione adatta alla fatturazione, un procedimento lungo, laborioso e che comporta il rischio di commettere errori.
Oggi, per fortuna, esistono invece software online dedicati che sono in grado di effettuare questa trasformazione in modo agevole, veloce e automatico. Questi strumenti consentono di convertire il preventivo in una fattura personalizzata con pochi clic, garantendo un risparmio di tempo e risorse preziose, oltre che la certezza sulla correttezza dei dati inseriti.
Grazie a questa innovativa soluzione, perciò, i professionisti possono concentrarsi maggiormente sulle attività del proprio lavoro, semplificando e ottimizzando il processo di fatturazione per una gestione più efficiente del rapporto con il cliente.
